Changer de mutuelle d’entreprise : procédure, délais et ce que vivent vos salariés

Pouvez-vous changer de mutuelle d’entreprise à tout moment ?

Pour la complémentaire santé, oui, après la première année. Deux voies existent :

• À l’échéance annuelle, en respectant le préavis prévu au contrat, souvent deux mois avant la date d’échéance.
• En cours d’année, depuis la loi n° 2019-733 du 14 juillet 2019, entrée en application au 1er décembre 2020 : l’employeur souscripteur peut résilier le contrat collectif après un an à compter de la première souscription, sans frais ni pénalité. La résiliation prend effet un mois après la réception de la notification par l’organisme.

Pour la prévoyance (décès, incapacité, invalidité), la résiliation en cours d’année n’existe pas : le changement se fait à l’échéance. Quant au salarié, il ne peut pas quitter seul un régime à adhésion obligatoire, sauf cas de dispense.

Dans quel ordre procéder ?

La règle d’or : souscrire avant de résilier. Une résiliation envoyée avant d’avoir un engagement ferme d’un nouvel assureur expose vos salariés à un trou de couverture, et vous à un contentieux.

1. Relire l’acte fondateur (accord collectif, référendum ou décision unilatérale) et la convention collective de branche : garanties minimales, répartition de la cotisation, nom de l’organisme éventuellement cité.
2. Consulter le marché sur la base d’un cahier des charges (voir notre guide appel d’offres mutuelle et prévoyance).
3. Informer et consulter le CSE avant la décision, si les garanties collectives sont modifiées (article R. 2312-22 du code du travail).
4. Signer le nouveau contrat, avec une date d’effet calée sur la fin de l’ancien.
5. Résilier l’ancien contrat par lettre recommandée ou envoi recommandé électronique, dans le délai.
6. Adapter l’acte fondateur si nécessaire, et le remettre à chaque salarié.
7. Informer chaque salarié par écrit et remettre la notice d’information du nouvel assureur.
8. Basculer les affiliations : salariés, ayants droit, dispenses, anciens salariés en portabilité.

Quels délais prévoir ?

DUE ou accord collectif : faut-il les modifier ?

Tout dépend de ce que dit l’acte. S’il cite le nom de l’organisme assureur, ou si les garanties ou la répartition de la cotisation changent, il faut le modifier. S’il ne fait que décrire des garanties qui restent identiques, un changement d’assureur peut se faire sans le toucher.

Décision unilatérale de l’employeur (DUE). La dénonciation suppose trois formalités : information du CSE, information individuelle et écrite de chaque salarié, et délai de prévenance suffisant. Une note affichée ou un e-mail envoyé à une liste de diffusion ne suffisent pas, et c’est à l’employeur de prouver l’information. La nouvelle décision est remise par écrit à chaque salarié.

Accord collectif. Il se modifie par avenant de révision, ou se dénonce avec un préavis de trois mois sauf clause contraire. L’accord dénoncé continue alors de produire effet jusqu’à l’accord de substitution, pendant un an au plus après le préavis.

Dans les deux cas, vérifiez votre convention collective : elle peut imposer des garanties minimales que le nouveau contrat doit respecter.

Comment informer les salariés et le CSE ?

Le CSE est informé et consulté avant la mise en place ou la modification d’une garantie collective. Présentez-lui le constat (hausse, ratio, qualité de service), les offres comparées et les garanties retenues. Un CSE associé tôt devient un relais ; un CSE mis devant le fait accompli devient un frein.

Chaque salarié doit recevoir, par écrit :

• la date du changement et le nom du nouvel organisme ;
• le tableau des garanties et la cotisation, part salariale comprise ;
• la notice d’information du nouveau contrat ;
• ce qu’il doit faire, ou ne pas faire : nouvelle carte de tiers payant, ayants droit à déclarer, dispense à justifier.

C’est à cette dernière ligne que se joue la perception du changement. Plus la liste est longue, plus le changement est vécu comme une contrainte.

Que deviennent la portabilité, les retraités et les arrêts de travail en cours ?

• Anciens salariés en portabilité : ils conservent gratuitement les garanties de l’entreprise pendant leur indemnisation chômage, dans la limite de 12 mois (service-public.gouv.fr). Leurs garanties suivent celles des salariés actifs : transmettez la liste au nouvel assureur pour qu’ils soient repris sans rupture.
• Retraités et anciens salariés couverts au titre de la loi Évin : ils ont un contrat individuel auprès de l’ancien organisme ; le changement ne les fait pas basculer.
• Prévoyance : la résiliation est sans effet sur les prestations nées pendant le contrat, au moins au niveau de la dernière prestation versée (article 7 de la loi Évin). La garantie décès des salariés en arrêt de travail ou en invalidité doit aussi être maintenue (article 7-1). La revalorisation future de ces prestations se négocie entre l’ancien et le nouvel assureur : réglez-la avant de signer.

Changer d’assureur sans changer d’appli

Dans un changement classique, l’assureur part avec ses outils : nouvelle appli, nouveaux identifiants, nouvelle carte, nouveau service client, historique de remboursements perdu. Pour le salarié, c’est cette partie-là qui se voit. Pour les RH, ce sont les questions qui suivent pendant des semaines.

WeeCare-Assur sépare les deux. L’assureur porte le risque ; WeeCare garde ce que vos salariés utilisent au quotidien. Quand l’assureur change, cette couche reste.

Résultat : le changement d’assureur redevient une décision d’achat, prise sur le prix et les garanties, et non un chantier de communication interne. Voir les questions que nous posent les DRH.